[#1] The First 90 Days: A Checklist for an Effective Recruiter

* flex webinar 중 [일 잘하는 채용 담당자의 첫 90일 업무 리스트]를 보며 정리한 내용입니다.

 

[#1] 휴레이포지티브 이후영 피플 매니저님의 채용 담당자가 스마트하게 일하는 법: '설계' 편 

 

1. 채용 프로세스 점검 및 Pre-in 단계 셋업

 

* 채용은 구성원 전체의 노력 + 단기간의 많은 리소스를 투입하여 + 좋은 커리어를 쌓고 함께 성장할 동료를 찾는 과정

 

(1) 구성원의 경험 맵 그려보기

후보자 경험 -> 직원 경험 -> 졸업 경험

 

*후보자 경험

홍보 -> 지원 -> 서류 합격과 불합격 -> 인터뷰 -> 합격/불합격

 

-후보자 경험 맵 그려보기

-세팅을 할 땐, 큰 카테고리 먼저

-이후 미세 터치포인트 혹은 각 전형별 고도화 혹은 개선안 도출

 

 

2. 채용 성과를 만들기 위한 체크리스트

 

-회사를 어떻게 알릴 것인지

-어떤 목적으로 채용하고 있는지

-어떤 경력의 후보자를 채용할 것인지

-후보자는 과연 무엇을 궁금해할 것인지

-후보자에게 어떤 수단을 통해 다가갈 것인지

-지원을 받기 위해 어떤 플랫폼을 이용할 것인지

-지원 후 서류 합격과 불합격 안내는 몇일 내로 진행할 예정인지

-서류 합격과 불합격 안내에 어떤 내용을 담아서 전달할 것인지

-인터뷰는 어떻게 구성할 것인지? 누가 참석하고, 평가할 것인지

-인터뷰에서 피플팀은 어떤 역할을 할 것인지

-후보자에 대한 디브리핑은 언제 진행할 것인지

-인터뷰에 대한 결과는 몇 일 이내에 진행할 것인지

-인터뷰의 결과에 따라 합격과 불합격 내용을 어떻게 담아 전달할 것인지

-처우협의에서는 어떻게 접근하여 후보자를 설득할 것인지

 

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<홍보 단계 : 채용 홈페이지 제작>

 

* 체크포인트

-노션, ATS 등을 통한 채용 홈페이지 제작은 이제 필수

-홈페이지에 목 마른 사람은 채용 담당자, 체계적인 회사처럼 보이는 것 중요

-실시간 업데이트 반영 및 회사 정보 최신화, 매달은 어렵더라도 분기에 한 번씩

 

* 컨텐츠 제작 팁

-현직자 인터뷰는 사전에 질문으로 비대면 요청, 이후에 사진은 10분 정도 잡고 촬영

-미리캔버스, 망고보드 등 활용하는 것 좋음, 공수는 줄고 많은 템플릿 활용하여 쉽게 디자인 작업이 가능

 

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<지원 단계>

 

* 체크포인트 및 팁

-다양한 채용 플랫폼에 공고 노출을 통한 홍보 효과 누리기

-적극 채용 = 성장에 의한 채용임을 계속 노출

-회사 소개 및 상황, 관련 링크, 팀 동료 인터뷰는 필수

-채용 홍보를 위한 최고의 수단

 

 

* 그럼 휴레이포지티브는 어떻게 채용 하고 있는지?

-개발인원 채용이 진행된 플랫폼

-개발 인력 채용 시 주력 채널로 활용

 

-시니어 = 링크드인, 리멤버

-중니어 = 원티드, 리멤버, 프로그래머스

-주니어 = 점핏, 프로그래머스, 잡플래닛

 

-주니어를 뽑을 때 캠프를 고민하였는데, 네이버 부스트캠프가 가장 지원자의 역량을 잘 드러나게끔 프로젝트 진행

 

-비개발인원 채용은 주력이 아니기에 인터뷰 참여인원으로 책정

-비개발 인력 채용 시 주력 채널로 활용 예정인 채널

 

-중니어~시니어 = 원티드, 사람인, 리멤버

-주니어~중니어 = 잡플래닛, 원티드

 

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<서류 합격과 불합격 단계>

 

* 체크포인트 및 팁

-지원자의 인입은 꾸준히 쌓아두는 것이 좋음 -> 이후 데이터 활용의 초석이 됨

-구글 스프레드시트, 노션, 엑셀 등 활용

-채용이 본격적으로 진행되고, 지속될 때는 ATS 활용 검토를 본격적으로 하는 것이 좋음

-서류 전형에서는 리드타임을 얼만큼 둘 것인지 체크하는 것이 좋음

(서류전형 스탠다드 3일 내 통보, 인터뷰 합격 발표 일주일 이내 통보)

 

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<인터뷰 단계>

 

* 체크포인트 및 팁

-인터뷰 프로세스는 모든 채용공고에 동일 적용 (과제 전형 / 코딩테스트 같은 경우 사전에 필수 안내)

-인터뷰어(면접관)는 어떤 직책을 필수로 참석시킬 것인지 체크

-> 채용 요청 팀의 Hiring Manager 설정 : 의사결정권자 없으면 인터뷰 책임 지지 않기 때문

-채용공고 별로 유연하게 대처할 수 있는 인터뷰 프로세스인지

 

-휴레이포지티브는 원 데이 인터뷰 진행

->지원자의 시간을 아끼고, 실무진과 피플팀 디브리핑 과정 조율이 편해짐

->빠른 전형은 짧은 리드타임을 가지게 되어, 타 회사 대비 후보자의 입사일정 조율에 매우 유리한 위치 선점

->하지만 중복질문 발생할 수 있음 (컬쳐핏 인터뷰에서 해당 내용에 대해 꼭 인지, 지원자가 이전에 했던 대답인데 라고 나올 경우에 안내해도 좋음)

->후보자가 인터뷰 과정을 헤비하게 느낄 수 있어 1차와 2차 인터뷰 사이에 후보자 피로관리를 해주는 장치 필요 

 

* 인터뷰 안내 팁

-인터뷰어(면접관)에 대한 정보를 사전에 제공하여 동료 인터뷰를 통해 팀에 대한 정보를 간접적으로 습득하게끔 장치 마련

-현재 후보자가 진행 중인 채용 프로세스에 대한 정보 제공

 

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<합격/불합격 단계>

 

* 채용담당자가 가장 어려워하는 커뮤니케이션

-Base 연봉 테이블은 기본적으로 갖고 있는 것이 좋다.

-타 회사 대비 높은 연봉 혹은 로열티(사이닝보너스, 인센티브, 스톡옵션)을 제시할 수 있는 회사인지 아니면 Base 연봉 테이블에 맞춰 제시하는 회사인지 점검

-과도하게 연봉이 차이가 나고, 더 높은 금액을 제안하기 어렵다면 회사의 연봉인상률, 동기부여, 비전, 투자상황, 도메인에 대한 시장상황 그리고 성장가능성에 대한 부분을 설득포인트로 잡는 것도 방법 중 하나

 

-조직문화에 대해 접근하여 설득할 때는 사내 이벤트나 복리후생 관점보다는 아래 관점들로 접근하는 것이 좋음

(1) 후보자에게 성장할 수 있는 과제를 부여할 수 있는지

(2) 과제에 대한 방향성을 같이 고민하고 이끌어갈 수 있게 만들어줄 수 있는지

(3) 업무를 추진하는 과정에서 가이드를 받을 수 있는 상황인지

(4) 장애가 발생하면 팀 단위로 움직여서 적극적으로 해결해나가는 곳인지

(5) 어려운 문제를 해결했을 때 인정받을 수 있는 문화가 있는지

(6) 업무 목표를 달성하기 위해 격려하고 도전의식을 고취시키는 곳인지, 적극적으로 일을 추진하는 곳인지

 

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<기다리지 말고 다가가야한다. '다이렉트 소싱'>

* 타겟팅을 위한 정보 제공은 필수

-채용 공고별로 어떤 인재를 원하는지 (경력, 역할, 능력 등)

-경쟁사, 기술 스택, 대학원 등 타겟팅을 하기 위해 정보는 꾸준히 좁혀나갈 것

-해당 팀의 Hiring Manager와는 꾸준히 커뮤니케이션할 것

 

* 후보자의 니즈도 읽어야 한다

-후보자가 어떤 부분에 가치를 두고 있는지, 그리고 그 가치를 제공해줄 수 있는지 파악

-진행했던 프로젝트에서의 역할, 성장을 하기 위해 했던 것은 무엇인지 파악

-연봉 밴드는 작성하는 것이 좋음 (협의 작성보다 최소 혹은 최대 연봉 제시)

 

* 한 번은 어렵고, 두 번은 쉽다

-꾸준한 커뮤니케이션, 때로는 무응답자에게도 한 번 더 커뮤니케이션 진행이 필요

-개인화 메시지를 통해 후보자와의 커뮤니케이션을 변화

-원하는 후보자가 거절했다고 바로 드롭 하지 않기 -> 데이터는 쌓아두고, 후보자의 이력서 업데이트 시점 혹은 특정 시점 이후 재컨택 진행도 염두

 

* 휴레이포지티브의 효율은?

-포지션 전체 평균 제안 수락율은 10% 내외

-주로 활용하는 채널 (개발에 초점 -> 원티드, 리멤버, 링크드인)

 

 

<채용 데이터를 통해 회고하기>

-유입경로, 채용 플랫폼 전략적 활용, 각 전형 별 소싱 현황 파악, 면접 횟수 및 리드타임, 채용비용, 합류까지의 단계별 데이터 등 파악하고자 함

-주요 성과 포인트도 체크할 수 있지만, 주 목적은 리크루터에게 주기적으로 인사이트 제공하기 위함

-데이터, 인사이트 쌓아감으로써 휴레이포지티브에서 진행하는 채용 프로세스를 꾸준히 개선

-앞으로는 채용 플랫폼 별 비용 / 리드타임 등 세분화하여 체계적으로 보완할 예정

 

 

*선발 단계의 주요 성과 포인트 및 관련 지표

 

(1) 서류 전형

*주요 성과 포인트:

-얼마나 우수한 지원자를 모았나? 

-가장 많은 서류 합격자를 배출한 채널은?

-가장 적은 비용으로 서류합격자를 배출한 채널은?

-다이렉트 소싱으로 지원자를 모았나?

*관련 지표:

-전체 서류 합격자 수

-채널별 서류 합격자 수

-채널별 서류합격자 인당 모집 비용

-소싱채널 별 응답자 수

 

(2) 면접 전형

*주요 성과 포인트:

-얼마나 우수한 지원자를 모았나?

-가장 많은 면접 합격자를 배출한 채널은?

-가장 적은 비용으로 면접 합격자를 배출한 채널은?

-면접관은 우수 지원자를 선별하였는가?

-면접 불참자 혹은 입사취소자는 발생하였는가? 어떻게 줄였는가?

*관련 지표:

-전체 면접합격자 수

-채널별 면접합격자 수

-채널별 면접합격자 인당 모집 비용

-후보자의 역량과 정확도 일치 여부

-면접전형 불참자수 / 입사취소자수

 

(3) 전체 채용 과정

*주요 성과 포인트:

-후보자의 채용 프로세스 만족도는 어떠한지?

-합격자 1인당 소요되는 비용은?

-합류한 인원들의 평균 합류 기간은? (퇴사까지)

*관련 지표:

-후보자의 채용 프로세스 만족도 지수

-합격자 1인당 모집 및 선발 비용

-합류 이후 퇴사까지의 기간 산정

 

 

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* This is a summary of the content from the Flex webinar titled "The First 90 Days: A Checklist for an Effective Recruiter"

 

 

 

[#1] Huray’s People Manager, Lee Yu-young, on How Recruiters Work Smartly: The 'Design' Edition

 

1. Review the recruitment process and set up the Pre-in stage

 

• Recruitment is a process that involves the collective effort of the entire team, the allocation of substantial resources in a short period, and finding colleagues who can build great careers and grow together.

 

(1) Create a map of member experiences:

Candidate Experience -> Employee Experience -> Alumni Experience

 

*Candidate Experience:

Attraction -> Application -> Pass -> Interview -> Offer

 

• Map out the candidate experience:
• Start by defining the major categories first.
• Then, focus on refining touchpoints or developing improvements for each stage of the process.

 

 

 

2. Checklist for Achieving Recruitment Results

 

• How will you promote the company?
• What is the purpose of the recruitment?
• What level of experience are you seeking in candidates?
• What might candidates be curious about?
• Through which channels will you reach out to candidates?
• What platform will you use to receive applications?
• How soon after receiving applications will you notify candidates of acceptance or rejection?
• What will be included in the notifications of acceptance or rejection?
• How will you structure the interviews? Who will participate and evaluate?
• What role will the People team play in the interviews?
• When will you conduct the debriefing on candidates?
• How soon after the interviews will you provide feedback?
• How will you communicate the results of the interviews, including offers and rejections?
• How will you approach and persuade candidates during offer negotiations?

 

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< Attraction Stage: Creating a Recruitment Website>

 

• Checkpoints

• Creating a recruitment website using Notion, ATS, or similar tools is now essential.
• It’s important that the Website presents the company as organized and systematic.
• Ensure real-time updates and keep company information current; while monthly updates may be challenging, aim for at least quarterly updates.

• Content Creation Tips

• Conduct interviews with current employees remotely by sending questions in advance, and schedule a brief 10-minute photo shoot afterward.
• Utilize tools like Canva or Mango Board to streamline the design process, reduce manual effort, and make use of various templates for easy design work.

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<Application Stage>

 

• Checkpoints and Tips

• Leverage the exposure of job postings across various recruitment platforms for promotional benefits.
• Continuously highlight that proactive recruitment reflects growth.
• Include essential elements like company introduction, current situation, relevant links, and team member interviews.
• These are the best tools for recruitment promotion.

• So how does Huray handle recruitment?

• Platforms Used for Hiring Developers:
  • For Senior Roles: LinkedIn, Remember
  • For Mid-Level Roles: Wanted, Remember, Programmers
  • For Junior Roles: Jumpit, Programmers, Job Planet
• For junior hires, Huray considered using bootcamps, with Naver Boostcamp being the most effective in showcasing candidates’ skills through projects.
• Non-development roles are not a primary focus, so participation is determined based on interview involvement.
• Future Key Channels for Non-Development Roles:
  • Mid-Level to Senior: Wanted, Saramin, Remember
  • Junior to Mid-Level: Job Planet, Wanted

 

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<Pass Stage>

 

• Checkpoints and Tips

• It’s beneficial to continuously accumulate applicant data, as this will serve as a foundation for future data utilization.
• Use tools such as Google Sheets, Notion, or Excel for managing applicant data.
• When recruitment becomes more active and ongoing, consider transitioning to an ATS (Applicant Tracking System) for efficiency.
• Pay attention to the lead time for document review. Generally, aim to notify candidates within 3 days of document review and within one week for interview results.

 

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<Interview Stage>

 

• Checkpoints and Tips

• Apply the same interview process to all job postings (e.g., pre-interview tasks or coding tests should be communicated in advance).
• Determine which roles are essential for interview participation.
• -> Set the Hiring Manager from the hiring team: Without a decision-maker, interviews cannot be effectively managed.
• Ensure that the interview process is flexible enough to adapt to different job postings.
• Huray’s Approach: One-Day Interviews-> Faster processing times give a competitive edge in scheduling candidates’ start dates compared to other companies.-> Be mindful of candidate fatigue; consider implementing measures to manage it between first and second interviews.
• -> However, this may lead to repetitive questions (it’s okay to acknowledge if candidates have previously answered similar questions during culture fit interviews).
• -> Saves candidates’ time and simplifies coordination between practical teams and People team debriefings.

• Interview Guidance Tips

• Provide information about interviewers in advance to help candidates gain indirect insights about the team through peer interviews.
• Share details about the current recruitment process that the candidate is undergoing.

 

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<Offer Stage>

 

• Communication Challenges for Recruiters
• It’s advisable to have a base salary table readily available.
• Assess whether your company can offer higher salaries or additional benefits (signing bonuses, incentives, stock options) compared to competitors, or if you are constrained to your base salary table.
• If you cannot offer a significantly higher salary, consider using other persuasive points such as the company’s salary increase rates, motivational factors, vision, investment situation, market conditions in the domain, and growth potential.

• When approaching candidates about organizational culture, focus on the following aspects rather than just internal events or benefits:
• (1) The ability to collaboratively discuss and guide the direction of those tasks.
• (2) Whether the team actively works together to resolve issues.
• (3) An environment that encourages and inspires challenges and actively drives work towards achieving goals.
• (4) A culture that recognizes and rewards solving difficult problems.
• (5) Availability of guidance throughout the work process.
• (6) Whether the candidate can be assigned tasks that allow for growth.

 

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<Don’t Wait—Take Direct Action: ‘Direct Sourcing’>

 

• Essential Information for Targeting

• Clearly define the type of talent needed for each job posting (experience, role, skills, etc.).
• Continuously narrow down information on competitors, technology stacks, and educational backgrounds for effective targeting.
• Maintain regular communication with the Hiring Manager of the relevant team.

 

• Understand the Candidate’s Needs

• Identify what aspects the candidate values and whether you can offer those.
• Assess their role in past projects and their efforts towards growth.
• Provide a salary range rather than a fixed amount (suggest a minimum or maximum salary rather than negotiating).

 

• It’s Hard the First Time, Easier the Second

• Consistent communication is crucial; sometimes it’s necessary to follow up with those who don’t initially respond.
• Use personalized messages to enhance communication with candidates.
• Don’t immediately drop a candidate if they decline; keep the data and consider re-engaging when their resume is updated or at a later time.

 

• Efficiency at Huray

• The average offer acceptance rate across positions is around 10%.
• Primary channels used (focused on development roles) include Wanted, Remember, and LinkedIn.

 

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<Reflecting Through Recruitment Data>

 

• Aim to analyze various aspects such as: sources of applicant traffic, strategic use of recruitment platforms, sourcing status for each stage, number of interviews and lead times, recruitment costs, and step-by-step data until joining.
• While checking key performance points is important, the primary goal is to regularly provide insights to recruiters.
• By accumulating data and insights, continually improve the recruitment process at Huray.
• Moving forward, plans include systematically refining the process by breaking down costs and lead times for each recruitment platform.

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* Key Performance Points and Relevant Metrics for Each Selection Stage

 

(1) Document Review Stage

• Key Performance Points:

• How many high-quality applicants were collected?
• Which channel produced the most document-approved candidates?
• Which channel produced document-approved candidates at the lowest cost?
• Was direct sourcing utilized to gather applicants?

• Relevant Metrics:

• Total number of document-approved candidates
• Number of document-approved candidates by channel
• Recruitment cost per document-approved candidate by channel
• Number of respondents by sourcing channel

(2) Interview Stage

• Key Performance Points:

• How many high-quality applicants were collected?
• Which channel produced the most interview-approved candidates?
• Which channel produced interview-approved candidates at the lowest cost?
• Did interviewers effectively select high-quality candidates?
• Were there any interview no-shows or offer declines? How were these reduced?

• Relevant Metrics:

• Total number of interview-approved candidates
• Number of interview-approved candidates by channel
• Recruitment cost per interview-approved candidate by channel
• Alignment between candidate competencies and accuracy
• Number of interview no-shows / offer declines

(3) Overall Recruitment Process

• Key Performance Points:

• What is the candidate satisfaction with the recruitment process?
• What is the cost per successful hire?
• What is the average time from hiring to resignation for new hires?

• Relevant Metrics:

• Candidate satisfaction index with the recruitment process
• Recruitment and selection cost per successful hire
• Duration from joining to resignation