[#2] How to Create Onboarding Process That Enhances Organizational Commitment (#flex webinar)

@이미지 출처: Flex Webinar

 

* flex webinar 중 조직몰입도를 높이는 온보딩은 어떻게 만들까?를 보며 정리한 내용입니다.

 

[#2] 코드스테이츠의 윤소영 피플 매니저님의 [온보딩 셋업 가이드: 우리 회사만의 색깔로 온보딩 설계하기]

 

(1) 우리 회사의 온보딩 현황 파악하기

 

 

*코드스테이츠의 온보딩 프로세스 

 

웰컴메시지 전달 -> 제너럴 온보딩 -> 직무 온보딩 -> 온보딩 설문조사 -> 미션&문화 온보딩 -> 1,2차 리뷰 및 얼라인

 

 

*제너럴 온보딩 중 전사 커뮤니케이션 툴 셋팅 중요!

 

회사의 일하는 방식,문화와 얼라인되기 위해서는 많은 정보가 투명하게 공개되는 노션, 슬랙에의 적응도 중요했음

 

 

*기존 온보딩 문제점

 

-일방향의 정보전달

-사람마다 다른 속도

 

 

*고객의 소리 듣기

 

-툴 적응에 대한 피드백 & 시간 부족 인지 할 수 있었음

 

 

*온보딩 개선을 위해 고려

 

(1) 온보딩 주기

일주일에 한번, 월요일마다 진행 (스타트업의 빠른 조직 성장 속도로 인해 자주 온보딩 진행)

 

(2) 온보딩 규모

매주 적게는 1~3명, 많게는 5~10명 입사

늘 동일한 퀄리티의 일관된 정보 제공 중요

 

(3) 회사의 근무방식

하이브리드 근무 (온/오프 혼합)

 

 

(2) 우리 회사만의 색깔로 온보딩 설계하기

 

 

*Zoom Fatigue (줌 피로)

 

온라인으로 온보딩 진행하며 파악한 문제점

 

-비언어적 표현 파악 어려움

-신규 입사자들끼리의 관계 맺기 어려움

 

=> 효과적인 온보딩을 위한 게더타운 서비스 도입 (게임처럼 움직이며 하는 서비스)

-혁신적

-주체적인 정보 습득 가능

-하이브리드 근무 환경

-재미와 흥미

-자율과 책임 문화 강조 가능

 

*미션을 부여하여 흥미 유발

예시) 아사나 신규 테스크 생성하기

신규 입사자에게 인사하기

 

*내가 쓰고 싶은 만큼의 시간 투입 가능

-모두에게 동일한 시간 제공하는 것이 아닌, 각자가 어려운 툴에 더 많은 시간 투자 가능

 

*온보딩 버디의 마중 시스템

-직무 온보딩 전 버디와의 만남의 시간

 

 

(3) 게더타운 온보딩 도입 과정과 성과

 

-전사 게더타운 온보딩 진행 공유

-일주일간의 추가 미션 부여

-온보딩 버디 미션 (식사비용 회사 지원)

-채널을 통한 끊임없는 소통

-설문조사를 통한 의견 수집

-지속적인 고객 인터뷰 (신규 입사자와의 지속적인 의사소통을 통한 개선)

 

=> 전체적인 문항의 만족도 향상 (온보딩 경험 만족도, 온보딩 진행 시간 만족도, 비전-가치-문화 이해도 등)

 

 

*느낀 점

한창 코로나19의 유행으로 비대면 업무가 진행되었을 때를 기준으로 하고 있어, 온라인 위주로 온보딩 프로세스가 설계 되어있었던 점은 살짝 아쉬웠다. 하지만 비대면 온라인으로도 혁신적인 방법을 활용한다면 효과적이고 효율적인 온보딩을 진행할 수 있다는 점을 배울 수 있었다.

온보딩 프로세스를 개선하기 위해 고객의 소리 (임직원의 소리)를 듣고 이 중 공통적으로 나온 문제점을 도출한 뒤에, 이를 효과적으로 해결하기 위한 방법을 도출해낸 것이 매우 혁신적이라고 느껴졌다. 역시 혁신을 대표하는 스타트업의 조직 문화답게 기존의 틀을 벗어나 게더타운과 노션 등 다양한 툴을 활용하여 흥미와 효과를 모두 챙기는 방법을 도출해낼 수 있던 것 같다. 이번 온보딩과 관련한 웨비나를 통해 코드 스테이츠의 구체적인 조직 문화가 궁금해졌고, 기회가 된다면 그 부분에 대해서도 공부해보고 싶다.

 

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* This is a summary of the webinar of Flex on enhancing organizational commitment through onboarding.

 

 

[#2] CODE STATES’ People Manager, Yoon So-young’s [Onboarding Setup Guide: Designing Onboarding with Our Company’s Unique Style]

 

(1) Understanding the Current State of Onboarding in Our Company

 

 

*CODE STATES' Onboarding Process

• Welcome Message Delivery
• General Onboarding
• Job-Specific Onboarding
• Onboarding Survey
• Mission & Culture Onboarding
• 1st and 2nd Reviews and Alignment

 

*It is crucial to set up company-wide communication tools during General Onboarding!

 

Adapting to tools like Notion and Slack, which ensure transparent information sharing, is important for aligning with the company’s working style and culture.

 

 

*Issues with Existing Onboarding

• One-way information delivery
• Different speeds for different people

 

*Listening to Customer Feedback ( For HR, Customer= employees )

• Feedback on tool adaptation and awareness of time constraints

 

*Considerations for Improving Onboarding

 

(1) Onboarding Frequency

Conduct onboarding weekly, every Monday (due to rapid organizational growth in startups, frequent onboarding is necessary)

 

(2) Onboarding Scale

New hires range from 1-3 people weekly, up to 5-10 people. Consistent and high-quality information delivery is important.

 

(3) Company Work Style

Hybrid work (a mix of on-site and remote)

 

 

(2) Designing Onboarding with Our Company’s Unique Style

 

 

*Zoom Fatigue

 

Issues Identified During Online Onboarding

• Difficulty in interpreting non-verbal cues
• Challenges in building relationships among new hires

=> Introduction of Gather Town Service for Effective Onboarding (a service where users move around like in a game)

 

• Innovative
• Enables proactive information acquisition
• Fits hybrid work environments
• Adds fun and engagement
• Emphasizes autonomy and responsibility culture

*Stimulate Interest with Missions

 

Example: Create a new task in Asana

Greet new hires

 

*Time Investment Flexibility

• Allows for individualized time investment rather than providing the same amount of time to everyone, enabling more focus on challenging tools

 

*Onboarding Buddy Greeting System

• Meeting with a buddy before starting job-specific onboarding

 

(3) Implementation Process and Outcomes of Gather Town Onboarding

 

• Shared the company-wide Gather Town onboarding process
• Assigned additional missions over a week
• Onboarding buddy missions (company-sponsored meal expenses)
• Continuous communication through channels
• Collected feedback through surveys
• Ongoing customer interviews (continuous improvement through communication with new hires)

=> Overall improvement in satisfaction with various aspects (onboarding experience satisfaction, satisfaction with onboarding duration, understanding of vision, values, and culture, etc.)

 

 

*Reflections

During the peak of the COVID-19 pandemic, when remote work was the norm, the onboarding process was designed primarily for online settings, which was slightly disappointing. However, I learned that even with remote online methods, using innovative approaches can lead to effective and efficient onboarding.

I found it very innovative to listen to customer feedback (employees' feedback), identify common issues, and then devise effective solutions. As expected from a startup known for its innovation, CODE STATES was able to step outside traditional frameworks and use various tools like Gather Town and Notion to achieve both engagement and effectiveness. The recent webinar on onboarding has piqued my interest in CODE STATES' specific organizational culture, and if the opportunity arises, I would like to study that aspect further.